Opérations de Trésorerie

Comité financier

Faire référence à http://montreal.ieee.ca/fr/a-propos-de/le-comite-executif

Avant d’envoyer un courrier électronique au comité financier, nous vous prions de « lire attentivement » la section FAQ ci-dessous.

Matériel de Trésorerie Utile

Points essentiels à retenir:

1. Les demandes peuvent être envoyées par "courriel" (demande + reçus + demandeur + adresse postale)
2. Conférencier distingué / conférencier (DL/DSP) >>> Budget: jusqu'à 600 $ CAN.
3. Haut-parleur non DL >>> Budget: jusqu'à 300 $ CAN.
4. La section IEEE Montréal ne couvrira pas les frais de voyage!!! Seulement les dépenses locales.
5. Nature du financement: rafraîchissements, petit cadeau, dîner et hôtel.
6. Hébergement à l'hôtel:

DL: jusqu’à 2 nuits

Non-DL: seulement 1 nuit

7. Pouvons-nous envoyer $ au conférencier? OUI (NA: chèque, monde: fil)
8. Fonds de contrepartie - Profitez-en! (1:1) ou (2:1) par la société.

Trésor simplifié!
Avril 2015

Enregistrement d'activité
Juin 2014 - présent

Demandes de Remboursement et Formulaires

Formulaire de Réclamation Remplissable	Exemple: Réclamation	Exemple: Lettre de Parrainage	Reçu de Paiement

Foire Aux Questions (FAQ)

Question: Nous avons organisé un événement, comment pouvons-nous réclamer les dépenses?

Réponse: Veuillez remplir et signer le «formulaire de réclamation». Ensuite, numérisez la «feuille de réclamation signée» avec tous les reçus pertinents. Joignez toutes les feuilles d’un même fichier PDF, classées comme suit: Réclamation suivie de Reçus. Ensuite, envoyez le fichier PDF unique au trésorier par courrier électronique. Nous vous demandons également de bien vouloir indiquer la société dans l’objet du courrier électronique (par exemple, «IEEE ComSoc: Dépenses de dépenses»). Une fois que la trésorière reçoit la copie électronique de la demande, celle-ci sera examinée et, si tout semble cohérent, elle sera examinée de plus près par le comité des finances. Une fois approuvé, le trésorier émettra un chèque qui lui sera envoyé par courrier postal. il est donc essentiel que le demandeur indique son adresse postale préférée dans le «formulaire de demande» et le «corps du courrier électronique». Très important: Malgré cette façon nouvelle et améliorée de réclamer les dépenses, nous avons toujours besoin des copies papier originales de la réclamation et des reçus. Par conséquent, lors de la prochaine réunion du conseil, le demandeur doit remettre les copies papier (tous les documents agrafés ensemble) au trésorier.

Question: Quel est le budget type que nous pouvons réclamer pour un événement de Conférencier Distingué (DL)?

Réponse: En règle générale, les frais de voyage et d’hébergement d’un CD sont pris en charge par la société IEEE concernée. Dans d’autres circonstances, et pour couvrir les arrangements locaux et les rafraîchissements, les dépenses pour «l’ensemble de l’événement» ne doivent en principe pas dépasser 600 $ CAN. Pour les enceintes non-CD, l’assistance ne peut dépasser 300 $ CAN. Cela étant dit, les présidents de chapitre doivent néanmoins être conscients qu’un tel soutien stipulé n’est pas toujours possible en raison de restrictions financières.

Question: Quel est le budget que nous pouvons réclamer pour un événement du programme de conférenciers distingués ComSoc (DSP)?

Réponse: En supposant que le financement est approuvé par la ComSoc (lire), une demande peut être faite avant l’événement à la section. Si elle est approuvée, l’assistance de la Section sera limitée entre 300 $ et 600 $ CAN. En dehors de cela, les règles générales applicables au programme DL s’appliqueront également au programme DSP. Cela étant dit, les présidents de chapitre doivent néanmoins être conscients qu’un tel soutien stipulé n’est pas toujours possible en raison de restrictions financières.

Question: Est-il permis de réclamer les frais du «conjoint / partenaire» d’un orateur?

Réponse: Les dépenses du conjoint / partenaire d’un conférencier (restaurants et autres) ne sont «pas couvertes» par la section. Un hôte est encouragé à utiliser d’autres sources de financement non IEEE pour ce type d’accueil.

Question: Les frais de voyage d’un conférencier (non DL) sont-ils couverts par la section?

Réponse: Les frais de transport (par exemple, vol, train, bus, voiture, taxi) d’un conférencier invité ne sont «pas couverts» par la Section. Normalement, les conférenciers invités sont des experts techniques qui visitent Montréal (ou les villes environnantes) à d’autres fins (conférences / ateliers, réunions de comités, chercheurs invités dans des instituts de recherche, examinateurs externes pour la défense d’un doctorat, etc.), puis prolongent leur séjour de « Un jour » pour donner la parole.

Question: Les frais de “séjour à l’hôtel” d’un conférencier invité sont-ils couverts par la Section?

Réponse: En règle générale, pour un conférencier technique non local, la section ne couvrira qu’un séjour d’une nuit à Montréal. Un cas particulier peut s’appliquer aux «conférenciers distingués» visitant notre section depuis des superviseurs. La couverture hôtelière spécifique est décrite ci-dessous:

–DL: couverture hôtelière «jusqu’à deux nuits» à Montréal (en particulier pour les clients de l’UE / Asie / AUS), tout en s’assurant que les dépenses pour «l’événement entier» soient inférieures à 600 $ CAN.

–Non-DL: couverture d’hôtel «seulement une nuit» à Montréal, tout en s’assurant que les dépenses pour «l’événement entier» soient dans les 300 $ CAN.

Question: Quelle est la «nature du financement» que nous pouvons demander lorsque nous organisons un événement avec un conférencier (p. Ex. Atelier, conférence technique, séminaire)?

Réponse: L’objectif général du financement est principalement de couvrir des rafraîchissements pour la conférence, un petit cadeau, un dîner avec l’orateur et un hôtel d’une nuit. Les «sites coûteux / cadeaux» ne sont généralement pas couverts par la section; d’autres sources de financement non-IEEE pourraient être utilisées pour ce type d’accueil. Au total, les dépenses ne devraient pas dépasser 300 $ CAN par événement; et les dépenses tout au long de l’année ne peuvent dépasser la limite ferme de 1 000 $ CAN pour chaque chapitre technique. Cela étant dit, les présidents de chapitre doivent néanmoins être conscients qu’un tel soutien stipulé n’est pas toujours possible en raison de restrictions financières.

Question: Le remboursement peut-il être envoyé directement au conférencier invité? Et si oui, quel est le processus de livraison?

Réponse: En supposant que le rapport de dépenses et les reçus correspondants aient été soumis au comité des finances par le président de la section et qu’ils aient été approuvés, il est alors possible d’envoyer le remboursement directement à l’orateur. Le plus souvent, le «courrier postal ordinaire» sera utilisé pour envoyer un chèque à des universitaires résidant au Canada et aux États-Unis. Par conséquent, pour les locuteurs canadiens et américains, le président de la section est responsable de fournir au trésorier l’adresse postale complète de l’invité. Pour tous les autres intervenants de notre section, le remboursement pourrait être envoyé par virement bancaire. Si tel est le cas, le président de la section doit fournir au trésorier les informations de transfert de fonds suivantes: numéro de membre IEEE, nom de la banque, numéro de succursale, adresse de la succursale, titulaire du compte, numéro du compte, adresse du titulaire du compte, Numéro de téléphone du titulaire du compte. Le trésorier transmettra ensuite la demande au siège de l’IEEE à Piscataway / NJ afin de traiter la demande en retirant les fonds de notre compte bancaire de la section et en les transférant sur le compte du conférencier invité.

Question: Nous “aimerions” organiser un événement et demander un financement; Que devrions nous faire?

Réponse: Veuillez remplir le «formulaire de proposition d’événement» un mois avant la date réelle de l’événement et le renvoyer par courrier électronique au trésorier. Une fois le formulaire reçu, le trésorier l’examinera et le recommandera au comité exécutif (Comité exécutif) ou le renverra au président de la section, soit parce que les directives de soumission n’ont pas été suivies ou qu’il manque des informations cruciales. . Une fois approuvée par le trésorier, la proposition de financement sera ensuite examinée par les membres du Comité exécutif et, sur la base d’un vote à la majorité des voix, l’un des trois scénarios possibles pourrait se présenter: soit elle sera approuvée telle quelle; il sera renvoyé au président de chapitre pour de nouveaux ajustements; ou il peut être rejeté en raison de restrictions financières.

Question: Nous avons «déjà» organisé un événement. pouvons-nous maintenant réclamer les frais?

Réponse: Il est strictement nécessaire de demander un financement un mois avant l’événement. Réclamer les dépenses après un événement «ne garantit pas» la couverture. Dans de très rares cas, le Comité exécutif peut décider de voter sur la «demande tardive». Malgré cela, il est toujours probable que la demande soit rejetée. Néanmoins, dans des cas particuliers, un «financement partiel» pourrait être recommandé. Cela dit, le «moyen le plus sûr» d’assurer la couverture financière serait d’envoyer un «formulaire de proposition d’événement» un mois à l’avance.

Question: Certaines sociétés IEEE offrent un soutien sous la forme de «fonds de contrepartie»; Qu’est-ce que cela veut dire?

Réponse: Pour un événement particulier associé à une certaine société IEEE, celle-ci « jumelle » parfois (1: 1) le financement obtenu de la section IEEE locale et peut même dans certains cas « doubler » (2: 1) soutien. Si, par exemple, un séminaire de 1,5 K $ est nécessaire pour financer un séminaire et que la société EMB suit le schéma de fonds de contrepartie 2: 1, le président de la section doit d’abord demander 1 k $ à la société IEEE concernée, puis demander un proposition de financement de 600 $ de la section locale. Nous encourageons vivement tous les présidents de chapitre à tirer parti du «fonds de contrepartie» avec leurs sociétés respectives. Remarque importante: le fait de disposer d’un fonds de contrepartie approuvé par une société de l’IEEE ne garantit pas nécessairement le parrainage de la section en raison de restrictions financières.

Question: La section a déjà approuvé le parrainage de notre événement. à ce stade, est-il possible d’obtenir une lettre officielle le confirmant?

Réponse: Parfois, une lettre est nécessaire pour confirmer officiellement le financement d’un événement. Cela est particulièrement nécessaire lorsqu’un «fonds de contrepartie» est demandé à une société de l’IEEE, à un institut de recherche ou à une entreprise privée. Si cette lettre est nécessaire, n’hésitez pas à la demander avant l’événement en envoyant un courrier électronique à la trésorière (avec le sujet: «Lettre de parrainage nécessaire»). Dans votre demande, veuillez informer le trésorier sur: le but de l’événement, le nom du conférencier, le lieu et la date. Une fois la demande reçue, le trésorier envoie normalement une lettre officielle et l’envoie par courrier électronique au président de la section dans les trois jours ouvrables suivant la demande. La lettre de parrainage sera dans ce format.

Question: Nous avons écrit un chèque à l’ordre de «Section IEEE Montréal» pour une inscription tardive à l’Assemblée générale annuelle (AGM). Pouvons-nous obtenir un reçu prouvant ce paiement manuel?

Réponse: Lors de la remise de votre chèque à la trésorière de section, demandez un reçu. Le reçu sera dans ce format.

Les Présidents des Branches de la Société

Conférences de l’IEEE

Hospitalité (centre-ville de Montréal)

Restaurants:

Hotels: (max: $170/Jour)

–Japonais: Isakaya;

–Indien: Devi; Asha; Le Taj;

–Moyen Oriental: Honi Rose; Château Kabab;

–Grèque: Molivos

–Italien: La Medusa

–Mexicain: